¿Qué es un sistema?

 

La palabra sistematización viene de la idea de crear una clasificación.

Se refiere a establecer un orden determinado con el objetivo de obtener los mejores resultados posibles de manera consecuente.

Por tanto sistematizar un negocio significa crear procesos y procedimientos para completar tareas de forma estandarizada y óptima y conseguir así siempre los mejores resultados.

Algunas personas confunden sistematizar con automatizar, pero no es lo mismo.

Podemos automatizar determinadas tareas para así optimizar nuestros procesos y que sean más eficientes.

Tendrás algunas tareas que no podrás automatizar pero que sí podrás sistematizar.

 

Ventajas de sistematizar tu negocio desde el inicio: 

Introducir sistemas y procesos va a suponer un antes y un después en tu negocio.

¡Y créeme que cuando por fin tengas todo sistematizado y empieces a crecer, vas a estar eternamente agradecida de haber fomentado este hábito desde el inicio de tu emprendimiento!

Crear sistemas te permite: ahorrar tiempo, ganar foco, conseguir siempre los mismos resultados, capacitar y delegar a nuevos miembros del equipo de manera eficaz y productiva, y por último, asienta las bases que harán que tu negocio pueda funcionar sin ti. 

Una vez tengas tus sistemas y procesos establecidos, conforme crezca tu negocio y vayas delegando puestos/funciones, podrás enfocarte en actividades estratégicas que van a hacer crecer tu negocio en vez de quedarte atrapado en las operaciones internas y ejecución de tareas diarias.

Sistematizar te va a permitir dirigir tu empresa como la empresaria de éxito que siempre has querido ser.

Si eres de aquellas a la que todo esto de la sistematización le suena un trabajo tedioso e incluso innecesario en las fases iniciales de tu negocio, te invito a que hagas un esfuerzo y le dediques un par de horas esta semana a intentar crear la base de los sistemas esenciales de tu negocio.

¡Esto es clave para que tu empresa pueda ir creciendo de la manera más óptima (y sin que tú seas esclava del proceso)!

Cómo crear tus sistemas:

Ahora que ya conoces los grandes beneficios que puedes obtener al sistematizar tu negocio, vas a aprender cómo implementar sistemas y procesos para que lo puedas poner en práctica lo antes posible.                                                                                                

Estos son los 5 pasos a seguir para sistematizar tu negocio:

Paso 1. Divide tu negocio por departamentos

Identifica los departamentos o áreas clave de tu negocio.

Ejemplos de departamentos pueden ser: ventas, administración, atención al cliente, marketing, logística, etc.

Paso 2. Identifica los procesos básicos de cada departamento

Haz una lista de los procesos/funciones básicas que se realizan dentro de cada departamento.

Por ejemplo: Funciones básicos en el departamento de administración pueden ser: facturación a clientes, contestar preguntas por correo electrónico, atender el teléfono, etc. 

Si no puedes identificarlos todos de una vez, ¡tranquila!

Sistematizar es algo que vas a ir haciendo conforme vas trabajando en tu negocio. No se trata de dejarlo todo a un lado y dedicarte sólo a sistematizar, sino de aprender el método e implementarlo día a día.

Paso 3. Documenta el Proceso

Este es el paso al que hay que dedicar más tiempo y el que se suele posponer, obviar o incluso olvidar por completo.

No veas la sistematización como una pérdida de tiempo sino como una inversión de tiempo en tu negocio.

Con cada proceso que documentes, estarás más cerca de poder dirigir tu negocio como esa empresaria de éxito que quieres ser.

Antes de comenzar a documentar los procesos, crea una plantilla que contenga todos los elementos que intervienen en un proceso.

Algunos de estos elementos pueden ser: objetivo, persona responsable, explicación del paso a paso, recursos necesarios adicionales (como personas de contacto o un usuario y contraseña), tiempo estimado de ejecución. 

Paso 4. Valida y Delega

Para validar, tú mismo o alguien de tu equipo tendrá que ejecutar la tarea siguiendo el proceso documentado.

Al hacer esto tal vez te des cuenta de que te has saltado algún paso o de que falta información. 

¡Este es precisamente el objetivo de validar!

Añade la información y mejoras necesarias y finalmente delega el proceso a otra persona. 

 

Paso 5. Analiza y Optimiza

La sistematización de tu negocio es algo que vas a ir mejorando conforme vayas implementando procesos y sistemas y evaluando qué funciona y qué se puede optimizar.  

 

El crecimiento de un negocio rara vez es el resultado de un par de pasos agigantados. En mi experiencia el crecimiento de un negocio es el resultado de pasos pequeños que se dan consecuente y consistentemente.

Lo mismo aplica con la sistematización de tu negocio, la idea nos es dedicarte a tiempo completo a la sistematización de tus negocio, sino ir sistematizando poco a poco de manera consecuente desde el inicio de tu emprendimiento.

 

Anna-Christina Freudenberg

Coach, Mentora y Formadora, ayuda a las emprendedoras aportándoles las herramientas empresariales y financieras necesarias para lograr el éxito sostenible.